Spravuje:
Sbírkové předměty lze do eSbírek vkládat jednotlivě prostřednictvím administrace, hromadně pomocí CSV importu nebo prostřednictvím automatizovaného přenosu dat. Vhodný způsob závisí především na množství dat, způsobu jejich evidence a technických možnostech instituce.
Jednotlivé způsoby lze podle potřeby kombinovat.
U každého sbírkového předmětu lze zveřejnit základní identifikační a popisné údaje, informace o jeho původu, dataci, autorství, materiálu či technice, příslušnosti ke sbírce a další odborné údaje. Součástí záznamu může být také obrazová dokumentace.
Rozsah vyplněných údajů se může lišit podle typu předmětu a informací, které má instituce k dispozici. Pro správné zobrazení a vyhledávání předmětů je však vhodné publikovat data v co nejúplnější a nejpřesnější podobě.
Při přípravě dat doporučujeme vycházet z aktuální struktury polí eSbírek a vysvětlivek k jejich vyplňování.
Jednotlivé sbírkové předměty lze vytvářet přímo v administraci eSbírek. Formulář umožňuje vyplnit údaje o předmětu, zařadit jej do příslušné sbírky, doplnit obrazovou dokumentaci a nastavit další informace potřebné pro jeho publikaci.
Ruční vkládání je vhodné především pro menší množství předmětů, průběžné doplňování jednotlivých záznamů nebo jejich následnou editaci.
Předmět není nutné vyplnit najednou – rozpracovaný záznam lze uložit a před zveřejněním dále upravovat.
Pro hromadné vložení většího množství sbírkových předmětů je možné využít CSV import.
Data se připravují v importní tabulce, jejíž sloupce odpovídají jednotlivým údajům evidovaným v eSbírkách. Po vyplnění je tabulku potřeba uložit ve formátu CSV s kódováním UTF-8 a následně nahrát dle návodu v administraci.
Při přípravě prvního importu doporučujeme nejprve pracovat s menším vzorkem dat. Snáze tak ověříte, zda jsou jednotlivá pole vyplněna správně a zda se údaje po importu zobrazují očekávaným způsobem.
Pro import používejte vždy aktuální verzi importní tabulky. Struktura dat se může v návaznosti na rozvoj eSbírek měnit, proto nedoporučujeme používat dříve stažené kopie bez ověření jejich aktuálnosti.
→ Stáhnout aktuální importní tabulku
Importní tabulka obsahuje vysvětlivky k jednotlivým polím a způsobu jejich vyplnění. Některá pole umožňují volný text, jiná vyžadují hodnotu odpovídající slovníku eSbírek nebo mají stanovený formát.
Zvláštní pozornost doporučujeme věnovat zejména identifikaci předmětu, jeho zařazení do sbírky, autorství, dataci, lokalitě, materiálu, technice a licenci digitálního obsahu.
→ Vysvětlivky k jednotlivým polím
Instituce, které spravují větší množství sbírkových dat ve vlastním evidenčním systému, mohou po dohodě využít automatizovaný přenos dat do eSbírek.
Při tomto způsobu nejsou data připravována pro každý import samostatně. eSbírky je přebírají z datového zdroje instituce a mohou tak průběžně zpracovávat nové nebo aktualizované záznamy.
Možnost automatizovaného přenosu a jeho konkrétní nastavení závisí na používaném evidenčním systému a technických možnostech propojení. Pokud o tento způsob publikace máte zájem, kontaktujte tým eSbírek.
→ Kontakt
Ke sbírkovým předmětům lze připojit jednu nebo více digitálních reprodukcí. Kvalitní obrazová dokumentace výrazně zvyšuje informační i prezentační hodnotu publikovaného záznamu.
Před nahráním doporučujeme zkontrolovat, zda obraz odpovídá danému předmětu, je v dostatečné kvalitě a neobsahuje prvky, které do reprodukce nepatří.
Současně je nutné správně určit podmínky, za kterých může být digitální reprodukce zveřejněna a dále používána. Ty se nastavují prostřednictvím příslušné licence nebo označení práv.
→ Licence a autorská práva
Kvalita údajů, které návštěvníci na eSbírkách uvidí, vychází především z dat poskytnutých samotnou institucí. Před publikací proto doporučujeme data zkontrolovat nejen po odborné stránce, ale také z hlediska jejich struktury a srozumitelnosti.
Doporučujeme zejména:
používat jednoznačná inventární čísla a další identifikátory,
uvádět výstižné názvy předmětů,
zapisovat autory, dataci a další údaje do polí, která jsou pro ně určena,
u slovníkových polí používat stanovené hodnoty,
zkontrolovat zařazení předmětů do správné sbírky,
doplnit kvalitní obrazovou dokumentaci, pokud je k dispozici,
před publikací ověřit správné nastavení licence.
U větších datových souborů doporučujeme před první rozsáhlou publikací provést zkušební import menšího počtu záznamů. Případné problémy se strukturou dat tak lze odhalit ještě před importem celé sbírky.
Pokud si nejste jistí přípravou dat nebo vhodným způsobem jejich předávání, obraťte se na tým eSbírek.